元総務＆法務担当の部屋　　　　　

１．書籍「とにかく仕組み化－人の上に立ち続けるための思考法」を読んで

今回は、アマゾンや各所の紹介欄で目にする機会が多い「とにかく仕組み化－人の上に立ち続けるための思考法」という本を読んでみました。

　[目次]
　第１章　正しく線を引く―「責任と権限」
　第２章　本当の意味での怖い人―「危機感」
　第３章　負けを認められること―「比較と平等」
　第４章　神の見えざる手―「企業理念」
　第５章　より大きなことを成す―「進行感」
　終章　 「仕組み化」のない別世界

早速、本書で心に留まった箇所を抜粋させて頂きます。

「なぜミスをしたんだ？」と“個人”を責めるか。

「どうすれば防げたのだろう？」と、“仕組み”を責めるか。

その一瞬の判断だけで、あなたの行く末が決まる。

「あの部長のせいだよね」
「あの新人が育たないだけだよね」

と、同僚とグチをいうだけで終わっていないだろうか。

よく考えれば当たり前の話ではありますが、人間誰しもミスをするものであり、また、優秀な人がずっと会社にいる保証はないという前提で会社の組織・仕組みづくりをしていかないと、安定的な組織運営は出来ないですね。

上記の真理に目に向けないようにして、もしくは気づかずに、問題が起きたら人のミスを指摘して終いにしたり、この部署には優秀な人がいない・人が足りないと嘆いても問題の解決はしないでしょう。目の前に見えている問題が問題の全てと考えず、トヨタの問題解決方式である「なぜなぜ分析」を通じて、問題の本質の掘り下げが必要になりますね。

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２．私の事例（属人化の排除に向けた取り組み）

今の私の所属組織は、一応、東証一部上場の子会社ではありますが、社員は100名程度の小規模法人ですので、至る所に属人化された業務が存在しています。

また、（重要なキーパーソン）社員の定年問題・後継者育成問題も控えています。

各種業務を洗い出して、一人でしか対応できない業務が無いようにジョブローテーションを行い、一人が抜けても仕事が回る仕組みを作ろうとしています。また、社内にそもそもローテーションが出来る人がいないし、採用も予算的に出来ない場合は、外部委託する選択肢も考えて、急にキーパーソンが退職をしても安定的に仕事が回るような組織作りを進めています。ただ、まだ現在進行形であり、上記課題は山積みです orz

なお、現在、私に与えられたコーポレート駐在員としてのミッションは、私が直接的に所属している法人の改善だけでなく、私のようなコーポレート出向者のいない、さらに小規模の他のグル－プ会社にあるコーポレート業務も安定的・円滑に回るような仕組みを作ることも含まれています。

更に小規模のグループ会社法人では、業務が属人化されているケースが多く、重要なキーパーソンが抜けた場合でも問題が無く仕事が回るよう、他のグループ会社がバックアップ出来る体制を作っていくのはなかなか難しいものです。

他のグループ会社をバックアップすることを前提として、余剰人員を常に抱えていくほどの余裕もありませんが、横串のサポートがし易いように、各種法人毎にバラバラしている業務の標準化を進めたり、マニュアル化を進めたり、最終的には統括会社やシェアードカンパニーを作ることも視野に、将来（3年後、5年後）の絵を書いてみようと思います。

後4年後位には私は日本に帰任する計画にはなっていますので、良い置き土産が出来るよう、仕組化を頑張りたいと思います。

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３．卑近な例（中国語の勉強を仕組化）

最後に、本書で参考になった内容を備忘の為に以下に抜粋させて頂きます。

自らの手で仕組化を替える側の人になる必要がある。

「性弱説」に基づいて仕組化をしないといけない。
組織は放っておくと属人化していく。属人化に甘えてはいけない。

「簡単な行動」と「続けられない習慣」を結びつける発想が必要

「優秀な人」がいることが、「優秀な組織」ではない。
「優秀な人が不在でも、チームとして機能することで勝てる組織」が優秀な組織

「誰が担当しても同じパフォーマンスを出すことができる」という仕組みが必要

決裁権限の社内ルールに定めの無い既得権益は排除しないといけない。
「そんな話、私は聞いていない」と主張してくる、正当な権限を持たない人を
無くさないと社内は混乱するしモチベーションが上がらない。

仕事以外で、本書を読んで参考になり、実行に移した卑近な例としては、「通勤」と「犬の散歩中」は中国語の勉強を行うこと、というマイルール（仕組み）を作り、学習の習慣化をしたことです。もう2ヶ月くらいは継続出来ています。

（継続し難いけど継続したい）何かを継続化するのであれば、どうすれば習慣化（仕組化）出来るかを考えるといいかもしれませんね。

　　「通勤」　　　　→　「中国語の勉強」
　　「犬の散歩」　→　「中国語の勉強」

2週間程度で、上記のシンプルな図式が頭の中にインプット出来た後は、そういうものだということで、特に苦も無く取り組みが出来ています。

上記図式通りに進めないと、なんだか気持ちが悪いという感情が出てくればしめたものですので、毎日のジョギングでもなんでも、良いことの習慣化であれば、とりあえず2週間は継続してみましょう。

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